Hace dos años escribi una serie de posts titulada Lanzándose al Vacío por que consideraba que hacía falta una guía rápida, concreta y en español sobre cómo ser un freelancer exitoso. Ahora creo que hace falta información accionable y concreta sobre como concebir, crear, lanzar y vender productos en internet, por lo que me propongo escribir una serie aun más grande.

Aclaro: el que escriba esta guía no quiere decir que lo sepa todo, o que ya esté del otro lado. Simplemente intento poner en orden y en español latinoamericano lo que gente mucho más inteligente que yo ya ha escrito, con la esperanza de que al explicarlo lo entienda mejor.

Mi meta, querido lector no es inspirarte, más bien es dejarte sin excusas.

Bienvenidos a La Plataforma de Lanzamiento.

Nunca, pero nunca caigas en el truco del trabajo especulativo. Jamás comiences a trabajar si no tienes un contrato por escrito y sin pedir un adelanto. Recuérdale a tu cliente revisar tu portafolio para que corrobore tus habilidades desde antes de contratarte.

Siempre haz tu mejor esfuerzo, actúa como un profesional y procura conservar una buena relación con tus clientes. Pero si tu cliente parece no decidirse por lo que quiere, no tengas empacho en despedirlo y quedarte con el adelanto.

Recuerda: tu trabajo siempre debe ser pagado.

…te dicen “ …sabré lo que quiero cuando lo vea ”

Como les expliqué antes, el comité seguramente no sabe lo que quiere y no tendrá ningún empacho en usarte a ti y a unos colegas para servirles de lluvia de ideas, para luego llevarselas a alguien que cobre más barato.

Ten mucho cuidado y nunca hagas nada sin tener bien clara y por escrito la descripción del proyecto. Antes de hacer nada, comenta lo que tienes en mente para resolver su proyecto para ver si están en el mismo canal.

Además, al cotizar no olvides aclarar cuantas propuestas y cuantas rondas de refinamiento incluye el precio. Menciona que todo trabajo no considerado en la cotización tiene un costo extra.

…cambia radicalmente sus decisiones. Otra vez.

Ya conoces la historia: el jueves amaba el verde, ayer odiaba el verde y quería rosa pálido. Hoy ama el verde otra vez. Si tu cliente no es un comité, es un individuo enfermizamente indeciso. A veces funciona explicar el razonamiento detrás de cada razonamiento de diseño y comunicarle a tu cliente como es que éste le beneficia más allá de consideraciones estéticas. Por ejemplo:

— Lo que pasa Don David, es que el contenido secundario por lo general va a la derecha, asi le damós mas importancia a sus productos, lo que se traduce en más ventas.

Si nada funciona, el secreto está en protegerte y establecer con anticipación a partir de cuantos cambios vas a cobrar extra.

Si has decidido dejar la seguridad de tu empleo para lanzarte a la aventura del freelancing es porque tienes un espíritu inquieto y permanecer estático es algo que tu sistema va a rechazar de ahora en adelante. ¿Así que qué sigue? ¿Ahora que eres un freelancer exitoso hacia donde puedes ir? Aquí enlisto algunas posibles rutas que podrías seguir, pero probablemente haya más, en las que no pensé aun.

1.- De freelancer a agencia

Este es un paso muy natural. Te llenas de tanto trabajo y tan diverso que eventualmente vas a conseguir a alguien extra que te ayude con la carga de trabajo. Luego necesitas a alguien más y luego a otro.

Luego llega el momento en el que ya necesitas formalizar la relación con tus ayudantes extra para que se vuelvan empleados de tiempo completo. Rentas una oficina, contratas a una secretaria y te legalizas como empresa.

Cuando menos te das cuenta, pasaste de ser un tipo trabajando en boxers en la cocina a ser el director de tu propia agencia o despacho.

¿Como lograr llegar de el punto A al punto B? La respuesta simplemente es: haciendo mucho dinero. Debes de cuidar muy bien el lado administrativo de tu negocio, asegurarte de conseguir grandes clientes y proyectos que te paguen muy bien y asegurarte de que se queden contigo.

Debes aprender a ser disciplinado y a administrarte con sabiduría por que, como dicen por ahí, nadie se hace rico firmando cheques.

Si quieres saber más al respecto, te recomiendo que leas éste articulo de GoMediaZine que habla al respecto.

2.- De freelancer a emprendedor

Si la analogía que utilicé para referirme al freelancing fue “lanzarse al vacío sin paracaídas”, entonces emprender (esto es, decidirte a lanzar un nuevo negocio desde cero) debe ser como lanzarte al vacío con una piedra atada al cuello y directo a una fosa con lava hirviendo. Aora que lo pienso, tal vez estoy exagerando un poco.

El caso es que si bien no es lo mismo, al menos un freelancer que ha logrado aterrizar con exito está más acostumbrado al vertigo de la caída y quizá ansía más la adrenalina que un aburrido empleado de banco.

¿Por qué emprender? Esta sola pregunta podría por si sola ser el inicio de una nueva serie de posts. Pero la razón más simple, es que es el siguiente paso en esa carrera que llevas para conquistar tu destino.

Probablemente actualmente amas tu trabajo y te gusta lo que haces, pero hay muchas otras cosas que te apasionan y sabes que existen oportunidades de negocio ahí afuera que nadie más ve y nichos enteros de mercado que nadie está satisfaciendo. Eventualmente te das cuenta de que si no lo haces tú, nadie más lo va a hacer, y te pones a crear un plan de negocio.

Pasar de freelancer a emprendedor puede ser más facil que de empleado a emprendedor porque no tienes que dejarlo todo de golpe. Ahora tu controlas tu tiempo y tus recursos, así que puedes ir compartiendo tu tiempo y autofinanciarte sin poner en peligro tu status quo actual.

Además a estas alturas ya estas acostumbrado a las caídas y no vas a correr despavorido ante las primeras crisis. Afortunadamente, además, para entonces ya eres un experto y disciplinado planificador y tus dotes de administrador han mejorado notablemente. Es un buen momento para emprender.

Pero antes te recomiendo leer este libro

3.- De freelancer a empleado

A primera vista, este podría ser un movimiento retrógrada un paso hacia atrás alejándose de la libertad lograda. Pero si lo analizas fríamente también puede tratarse de un salto cuántico hacia un punto muy adelante de la carrera laboral que habías dejado.

Lo más probable es que si eres un freelancer exitoso y aceptas regresar a trabajar como empleado es porque lo que te ofrecen es un empleo de ensueño, con un puesto al que no podrías haber llegado tan rápido –o quizá nunca–  si hubieras seguido tratando de ascender en tu viejo empleo.

Lo que pasa es que antes eras un tipo más con un curriculum aburrido e inflado tratando de hacerse un lugar en el mundo laboral. Ahora, eres todo un nanoempresario con habilidades probadas y comprobadas, curtido por el fuego y capaz de enfrentar cualquier reto. Ahora empresas que de verdad valen la pena estarán ansiosas por buscarte para llenar un espacio en sus filas que nadie habría podido llenar sino tú.

Hay muchas formas de autopromocionarte y mi consejo es que uses tu imaginación para pensar en nuevas y originales estrategias. Mientras que lo haces, aquí te sugiero algunas ideas para que pongas al hamster a trabajar.

1.- Mantén un blog

Existe la popularidad de que el éxito de las redes de blogs haya distorsionado tu idea de lo que debe ser un buen blog. En este caso en particular no necesitas tener un blog de los que se consideran súper exitosos y con millones de visitas, por lo que no hace falta que caigas en el estilo de éstos y hagas un blog lleno de referencias a otros blogs o lleno de videos de youtube, ni siquiera uno que enlace a portafolios de otros diseñadores.

Lo que necesitas es un blog personal-profesional que hable de tí y de lo que haces. Recuerda que ahora tu eres una mini-empresa y el blog que vas a escribir debe de ser un digno representante de esa marca que eres tú mismo. Debes preocuparte por generar contenido que te de una buena reputación y te haga parecer profesional.

Si eres un fotografo habla de fotografía con conocimiento de causa y postea tus fotos, si eres un escritor escribe cosas interesantes. Los diseñadores escriban cosas sobre diseño o muestren de vez en cuando las cosas que son capaces de hacer, lo mismo para programadores, músicos y en general cualquier profesional independiente.

Y no te desanimes si tu blog no está en el top de los diversos rankings que hay por ahí, recuerda que lo que tu quieres no es ser un blogger profesional (a menos que si quieras serlo) sino escribir un blog que te represente dignamente.

2.- Crea un portafolio asombroso

En éste consejo me voy a enfocar más a los diseñadores, pero creo que es posible trasladarlo a otras profesiones. Solo piensa que con portafolio, me refiero a una colección de trabajos que representen acertadamente lo que eres capaz de hacer.

Ya les platicaba en una entrega anterior de esta serie, que yo creo que la carta de presentación de un diseñador no es su curriculum, sino su portafolio. Por lo tanto, es inminente que te preocupes por tener un portafolio asombroso, del que te sientas 100% orgulloso como para permitirle que hable por tí.

Hace aproximadamente 4 años asistí a una entrevista de trabajo, esperando que me contrataran en una empresa internacional que venía a establecerse en Guadalajara. El problema es que entonces aun era un estudiante que trabajaba en una imprentota y que no tenía un solo proyecto comercial del que me pudiera sentir realmente orgulloso. Así que puse en una carpeta los trabajos de los que me sentía menos avergonzado y algunos proyectos escolares y fue lo que le presenté al entrevistador.

– Tu trabajo está bien para un nivel local.– Me dijo en un tono catastróficamente sincero –Pero lo que me das a entender aquí, es que no tienes lo necesario para diseñar a un nivel internacional. Lo siento.

¡Ugh!

Asi que mientras recogía mi orgullo de el piso de aquel café me propuse hacer lo necesario para tener un portafolio del que pudiera sentirme orgulloso, aunque eso significara regalar mi trabajo. Y así lo hice.

3.- Construye una red de contactos

Mucha gente te va a decir que el tiempo que inviertes en las redes sociales, digase MySpace, Facebook o Twitter es tiempo tirado a la basura; pero nada más alejado de la realidad. La verdad es que si sabes donde y como construir las relaciones adecuadas tu negocio puede salir muy beneficiado.

El ejemplo más palpable que se me ocurre son los músicos independientes que, gracias a MySpace, son capaces de hacerse notar y construir una base de fans de forma muy sencilla. Un ejemplo más personal, es la red de amigos y colegas a la que pertenezco gracias a Los blogs que leo y a Twitter y que me han traído grandes beneficios tanto laborales como personales.

El secreto esta en saber donde están los contactos a los que te interesa llegar, buscar una afinidad con ellos y luego construir relaciones significativas. No se trata de ir por la vida diciendole a todos: “Lee mi blog” o “contratame”, eso es spam y a nadie nos gusta.

Mejor participa y vuélvete un miembro activo de esa microcomunidad de personas afines y deja que las relaciones laborales se den por sí solas.

4.- Hazte ver

La forma más simple de hacerte ver es ponerte en un lugar bien visible. La red está llena de showcases para todo tipo de cosas, que si gallerías de ilustraciones, de logotipos, de sitios web con flash, de sitios web sin flash, etc.

Debes hacer lo posible por aparecer en estos lugares. A veces, una sola publicación en CSSMania es más efectivo que repartir millares de tarjetas de presentación en las empresas.

Esto tiene un beneficio extra: que para llegar a estos lugares hace falta pasar ciertos estándares de calidad que probablemente tus clientes actuales no te exigen y eso te va a hacer esforzarte un poco más.

5.- Regala algo.

No hay estrategia más básica y a la vez más efectiva para llamar la atención, que ofrecer algo de valor sin pedir nada a cambio.

Si eres diseñador de interfaz, puedes crear un set de iconos y regalarlos. Si eres programador crea alguna utilidad y libérala como codigo abierto. Escribe un whitepaper, crea fondos de pantalla, regala un set de pinceles para Photoshop… lo que sea.

Otra opción es buscar a alguien que esté muy necesitado de nuestros servicios y que quizá no pueda pagar por ello y ofrecerle un servicio gratuito.

A Dave Shea le funcionó muy bien cuando se ofreció a rediseñar el sitio de la fundación Mozilla (en el 2003, cuando Firefox no era lo cool que es ahora)

Esta es mi contribución. Esta es mi manera de hacer del mundo un lugar mejor. Algunos escriben. Algunos programan. Yo diseño.

Ya se que el trabajo especulatívo esta bien satanizado, pero la verdad es que hay ocasiones en las que es la mejor manera de conseguir exposición e ir armando un portafolio desl que te sientas orgulloso.

Personalmente, puedo mencionar dos proyectos que literalmente me cambiaron la vida. Primero Perfume de Gardenias el diseño que hice para el CSSZenGarden que fue el que me puso en el mapa y me consiguió mis primeros clientes y CakePHP que me ha dado una proyección internacional con la que ni siquiera soñaba unos años atras.

Lo que poca gente sabe es que por esos dos diseños no recibí ni un solo peso en efectivo. Sin embargoo, los frutos de haber regalado mi trabajo solo en esas dos ocasiones aun los estoy recogiendo.

1.- Campfire

Una más de los de 37Signals. En esta ocasión se trata de un sistema de chat o mensajería instantanea especialmente pensada para grupos y es de una utilidad sorprendente cuando necesitas colaborar en algún proyecto con otras personas.

Claro que podrías usar MSN Messenger o algún otro cliente de mensajería instantanea, pero Campfire tiene la ventaja de que fue diseñado con los profesionales creativos y sus clientes en mente, por lo que se integra perfectamente en tu flujo de trabajo. Además, quedan guardadas en línea las transcripciones de todas tus conversaciones para futuras referencias.

Como dije, no es esencial pero es muy útil si se tiene.

2.- Things (Mac)

Sin hacer un estudio ni medianamente serio, me atrevo a adivinar que hay más aplicaciones para administrar listas de tareas que de cualquier otro tipo.

¿Qué es entonces lo que hace a Things especial? La verdad no lo sé, simplemente la bajé por curiosidad y se me ha hecho tan fácil de usar, que poco a poco se ha ido volviendo esencial para mi flujo de trabajo.

Things está ligeramente orientado al sistema de organización llamado Getting Things Done, pero es intuitívo y usable aun si no has escuchado ni de GTD ni el nombre de David Allen en toda tu vida. Además, si tienes un iPhone o iPodTouch, existe una versión para estos dispositivos que desde la última versión es capaz de sincronizarse con la de escritorio.

Si prefieres una aplicación en línea como las otras que hemos revisado, te recomiendo que pruebes Remember The Milk con todo y la impresionante extensión para Firefox que lo integra con GMail. O Backpack, si quieres seguir con cosas de 37s.

Desconozco si hay algo equivalente para windows.

3.- Billings (Mac)

Billings te sirve para administrar tus proyectos, contar las horas dedicadas a cada tarea y luego envíar facturas de apariencia profesional a tus clientes.

Tambien es posible realizar presupuestos y llevar las cuentas de quien te debe y quien ya te ha pagado. En resumidas cuentas esta sola aplicación hace mucho de lo que hacen las otras que hemos reseñado.

Lo único malo que le veo a esta aplicación es que tiene un precio un tanto elevado y al ser una aplicación de escritorio no hace tan fácil la colaboración. Sin embargo, en mi opinión es lo mejor para llevar bien las cuentas si es que trabajas por horas.

En cuanto a las alternativas en línea, te sugiero que pruebes FreshBooks o Harvest. Desconozco cual sea el equivalente de Billings para windows.

No estoy listando particularmente las aplicaciones con las que trabajo (nada de Photoshop o Illustrator) mas bien las que me asisten en el lado administrativo de ser freelancer.

1.- Google Apps Suite

Esta suite de aplicaciones es altamente confiable, innovadora y súper útil. Es con lo que el MobileMe de Apple sueña ser de grande y definitivamente la mejor suite de aplicaciones de oficina en línea.

Mis aplicaciones favoritas de la suite son los documentos, que me han permitido tener una oficina 100% libre de productos ofimáticos –como Microsoft Office y iWork, El calendario donde llevo el control de todos los proyectos y por supuesto GMail, la mejor aplicación de correo electrónico jamás creada.

2.- Basecamp

37Signals es una empresa controvertida que uno a veces quisiera incluso odiar. Pero sus productos son tan buenos que terminan siendo indispensables para todo freelancer que se precie de ser profesional.

Basecamp es el producto estrella de la compañía. Es un administrador de proyectos muy sencillo, pero muy interesante. Basicamente es una herramienta de comunicación asíncrona entre tus clientes y tú. Además puedes compartir archivos, programar planes de trabajo, y listas de pendientes de una manera muy simple.

La versión gratuita es un chiste, pero la versión más barata (que no es tan barata) es más que suficiente para la empresita de una sola persona. Hay versiones más caras que añaden otras características útiles como time tracking y un chat en tiempo real integrado.

En este espacio hay muchísimas más opciones y he probado muchas que al principio se ven más atractivas por feature-set y por precio, pero siempre invariablemente termino volviendo a Basecamp.

3.- HighRise

Otra aplicación de 37Signals. Ésta, que es la más reciente en añadirse a su suite de productos se trata de un CRM (software para administración de relaciones con los clientes) que les permite concentrar en un solo lugar y de una forma muy sencilla toda la información relacionada con sus clientes (les platicaba de la importancia de ésto en una entrega pasada).

Una de mis características favoritas de esta aplicación es la capacidad de reenvíar las conversaciones via e-mail que sostienes con tus clientes a una dirección especial y HighRise es lo suficientemente inteligente como para añadirlas al contacto pertinente o para crear uno nuevo si hace falta.

Lo único que tengo en contra de esta aplicación es que, siendo de la misma compañía, no tenga integración alguna con BaseCamp y que nos obligué a repetir algunas tareas y a tener los datos dispersos entre dos dominios.

A diferencia de Basecamp, el plan gratuito es más que suficiente para cualquier freelancer.

4.- WriteRoom (Mac)

WriteRoom me recuerda a esos editores de texto que usaba en los tiempos en los que mi PC de uso era una 8088 con una pantalla monocromática color naranja.

Aunque en realidad WriteRoom hace mucho menos que aquellos editores de texto y, curiosamente, es precisamente en eso en lo que radica su belleza y utilidad.

El tagline de WriteRoom es “Escritura libre de distracciones” y está diseñado para permitirte precisamente eso. Y aunque parezca increible, cuando necesitas escribir es impresionantemente util para mantener su promesa.

Para muestra un botón: Su servidor, bien conocido por su déficit de atención, ha sido capaz de escribir toda esta serie de posts usando WriteRoom en apenas un par de noches.

Increíble pero cierto.

5.- Paypal

Paypal es un sistema de pagos en línea. Ciertamente no es el primero ni el único, pero definitivamente es el mejor. Originalmente pensado para hacer transacciones virtuales en sitios de subastas, ha crecido hasta ser el punto medular de muchos negocios que mueven su dinero en el mundo virtual.

¿Por qué prefiero Paypal sobre los otros sistemas de pago virtual? Muy simple: es el único que tiene presencia en la mayoría de los países del mundo, incluyendo México. Pagar mediante Paypal es un proceso sencillo y seguro y cualquiera puede hacerlo con cualquier tarjeta de crédito sin ni siquiera estar suscrito en el servicio.

Solicitar un pago es igualmente sencillo. Basta con que la persona a la que le quieres cobrar tenga una cuenta ce correo electrónico y ya. Además, hace poco descubrí una nueva monada (no se cuanto tiempo tiene ahí) que te permite crear invoices directamente desde adentro del sistema y enviarlos a tus clientes con todo y un link para que te paguen de inmediato. Puedes dejar tu dinero ahí por si acaso quieres gastarlo luego (no te da intereses, no es un banco) o retirarlo a tu cuenta de banco personal.

La cereza del pastel son las herramientas de consulta y reportes que vienen integrados en la aplicación y que resultan muy útiles para comprobar qué los clientes te estén pagando a tiempo.

Ellos se quedan con un porcentaje de cada transacción (algo así como un 4%), pero con todos los problemas que me ahorran, me parece más que justo.

1.- Establece una tarifa por hora.

Hace poco, postee una oferta buscando a un freelancer que me ayudara a aliviar mi carga de trabajo pedí claramente que me enviaran el dato de cuanto es que cobran. No solo la mayoría de las respuestas ignoraron este punto, sino que además algunos se mostraron un poco ofendidos: “Si no son chicles, el cobro depende del trabajo.”

Lo que pasa es que yo no les pedí que me dijeran cuanto me cobran por un sitio web, lo que quería saber era cual era su tarifa por hora.

A los pocos que me contestaron sobre su tarifa les hice una segunda pregunta: ”¿Cuanto estimas que te tomaría hacer equis cosa?. Entonces, en base a eso yo sabía que tanto me iba a costar este diseñador.

La tarifa por hora no es una regla en piedra, sino más bien un tabulador que te ayuda a calcular mejor antes de dar un estimado a un cliente. ¿Las personas que no han considerado esto como es que presupuestan? ¿Siguiendo la vieja regla del sapo y la piedra?

Esta tarifa además, no es un numero que te sacas de la manga. Debe de provenir de un calculo minucioso sobre tres cosas: cuanto gastas, cuanto crees que debes ganar y en cuanto tiempo. Vamos, que es solo cosa de sacar costos de un producto, en este caso tu producto es tu tiempo.

Si entiendes bien el inglés y quieres darte una idea de cuanto cobrar, te recomiendo probar la utilísim calculadora de freelance switch

2.- Tu trabajo es todo lo que importa.

En realidad debería ser: Lo que eres capaz de hacer es todo lo que importa. Pero la única manera manera de demostrar lo bueno que eres es mediante tu trabajo.

Se que para algunos esto va a ser un shock cultural pero he aquí una diferencia entre ser freelancer y trabajar para una empresa: A nadie le importa tu curriculum.

De nuevo, cuando hice la oferta de trabajo pedí específicamente que me enviaran muestras de su portafolio, jamás pedí un curriculum.

En mi opinión los curriculums son documentos inflados y diseñados para impresionar a los burócratas de los departamentos de recursos humanos. A mi, como a todos los clientes con quienes he trabajado los ultimos 3 años lo que realmente nos impresiona es un portafolio con grandes trabajos.

Si no tienes un solo trabajo que valga la pena, de nada te sirve haber estado en las mejores universidades y tener 100 diplomas colgados en tu pared de cuanto curso, congreso, maestría y especialidad realizaste. Todas esas cosas están bien, pero son para tí, cuélgalas y regodeate viéndolas. Luego ve y construye un portafolio asombroso.

3.- Apunta hacia afuera, remotamente.

Algunos me llamarán malinchísta, pero yo no tengo la culpa de que las cosas sean como son. En México al menos, hay muy poca gente y empresas dispuestas a pagar bien por diseño (supongo que sucede algo parecido con otras profesiones creativas) y son menos aun las que se animan a decidirse con un freelancer.

Hace poco, un amigo estadounidense que vino a establecer una agencia de desarrollo en Guadalajara me preguntaba por qué es tan difícil conseguir aca, a programadores dispuestos a trabajar cono freelancer. Todos, decía el, prefieren quedarse a trabajar en las empresas.

La respuesta que se me ocurrió es que en nuestro país no existe esta cultura. Por una parte, el sistema escolar nos prepara desde niños para que en alguno momento vayamos a tener un empleo fijo en alguna empresa y no no se nos enseñan otras posibilidades como trabajar por nuestra cuenta y mucho menos nos enseñan a emprender.

Las empresas, por otro lado, prefieren tener a gente trabajando para ellos en horarios de oficina en un lugar donde puedan estar vigilándolos todo el tiempo.

Aun, en las pocas ocasiones en las que he trabajado como freelancer para gente en mi ciudad, estas quieren estar supervisando todo el tiempo. Quieren reunirse frecuentemente con uno en persona, convocan a larguísimas reuniones de trabajo y todo el tiempo están llamando por teléfono o dando lata en el messenger.

En EEUU, Europa y otros países menos tercermundistas la cultura del freelance está bien establecida. El offshoring para ellos no solo es una realidad cotidiana sino una ventaja competitiva y no tienen ningún problema con pagarte lo que te mereces y dejarte trabajar con libertad desde cualquier lugar en el mundo en el que te encuentres.

Personalmente, te recomiendo que si verdaderamente quieres disfrutar la libertad prometida del freelancing, apuntes a trabajar con gente fuera de México. Tu sanidad mental y tu bolsillo te lo agradecerán.

1.- Tenlo todo por escrito.

Esta es la razón No.1 por la que prefiero el correo electrónico sobre cualquier otro método de comunicación. Las palabras se las lleva el viento, pero lo escrito permanece.

No solo deben quedar las cosas escritas para evitar confusiones y para resolver posibles disputas con el cliente, sino que además vas a ir formándote un historial que será útil cuando quieras consultar información de proyectos pasados.

Esto no solo se aplica a guardar los correos electrónicos que intercambias con tus clientes, sino también las transcripciones de las conversaciones, las notas que tomes sobre el o sobre sus proyectos y almacenarlo todo dentro de un sistema que le de sentido y coherencia a todo.

Ya sea que uses una carpeta física, una combinación de aplicaciones de oficina o un sistema de CRM es importante que lo conserves todo de una forma en la que sea fácil buscar posteriormente.

En una futura entrega, les haré algunas recomendaciones de software que harán su vida más fácil.

2.- Deja las cosas claras desde el principio.

En un tema, quizá relacionado con el primer punto, te recomiendo poner los puntos sobre las íes con el cliente desde un principio. ¿A que puntos me refiero? Principalmente son tres cosas: Qué me comprometo a hacer, en cuanto tiempo y por cuanto dinero.

Si te es posible, consigue asesoría legal para realizar un contrato en toda regla. Si te parece demasiado al menos asegúrate de que todo haya quedado aclarado y por escrito antes de empezar a trabajar.

Yo hasta ahora no he tenido problemas de índole legal, sin embargo muchas veces me topé con la incomoda circunstancia en la que el cliente esperaba que yo hiciera algo que yo no me había comprometido a hacer en el acuerdo inicial. En la mayor parte de los casos, no había mala fe de parte de ellos, es solo que cada quien había entendido diferente aquel acuerdo inicial.

Algunos puntos que te recomiendo desglosar en el contrato o acuerdo con tu cliente:

a) Aclara los pasos que vas a seguir.

En mi caso por lo regular mi flujo de trabajo es así: bocetos, wireframes, propuestas gráficas, prototipos funcionales y luego la implementación. Así que trato de aclararles cuanto debe tomar cada paso y cuantas iteraciones estoy dispuesto a seguir, por ejemplo: ‘Hasta 3 propuestas gráficas y luego 3 rondas de refinamiento sobre la elegida’. Y deja bien establecido que toda actividad fuera de eso tiene un costo extra.

b) Establece los limites de tu responsabilidad en el proceso.

Una cosa que me pasaba a menudo es que mandaba una propuesta al cliente y éste me contestaba hasta un mes después diciéndome que estábamos muy atrasados con el proyecto. Ultimamente aclaro al cliente que el tiempo estimado depende de los ciclos de feedback y solo puedo responder por mi tiempo mientras que la bola esté de mi lado.

c) Pide un adelanto y establece cláusulas de salida.

Existe la posibilidad de que después de envíar las primeras propuestas el cliente te diga que al final no le gusta tu trabajo y ya no quiere nada contigo. Puede que esto suceda en algún momento más avanzado del proyecto. En cualquiera de ambos casos el cliente tiene todo el derecho del mundo a ser un naco exigente, pero tu debes dejarle claro que, por lo pronto, el adelanto no se devuelve y quizá aun deba algo por el trabajo realizado.

Luego de eso le das la bendición y lo bloqueas de tu lista de contactos.

3.- Aprende a utilizar un sistema de control de versiones.

Esto aplica más a los desarrolladores y a los escritores que a los diseñadores gráficos. Pero es algo completamente esencial todo cuando tienes que trabajar en equipo con alguien más. Olvídate de saber quien tiene la última versión o cuales fueron esos últimos cambios que descompusieron todo el proyecto, con un sistema de control de versiones te aseguras que todas las partes estén actualizadas todo el tiempo.

Personalmente me gusta Subversion pero al parecer Git está muy de moda.

Si esto te parece demasiado complicado y no estás colaborado con muchas más personas, puedes usar un control de versiones manual. Esto lo aprendí de una agencia de california para la que he trabajado. Él me pidió nombrar cada archivo de una manera que fuera sencillo saber qué es, a que proyecto pertenece y si es la última versión.

Por ejemplo si, estás rediseñando el sitio de apple y quieres buscar la quinta versión del comp que hiciste para la home, podrías buscar un archivo que se llame así: APPL-CMP-Home_v01.PSD.

Ahí lo tienes, un sistema manual para controlar versiones.

4.- Utiliza un calendario y haz un plan de trabajo.

Si las cosas te salen bien, muy pronto vas a tener más trabajo del que esperabas, entonces es muy importante que planees bien tus proyectos y calcules bien tus tiempos para no termines como yo, haciendo malabares t trabajando 20 horas al día para poder entregar todo.

Al principio llevaba todas las fechas y las tareas en la cabeza, pero pronto me di cuenta de que era una manera muy pobre y muy tonta de hacer las cosas.

Ahora uso iCal para programar el inicio de cada proyecto y la duración estimada. Así, cuando recibo una nueva propuesta de trabajo puedo decir con conocimiento de causa cuando –y si es que– puedo tomar el proyecto.

La incertidumbre de ”...y si no vuelvo a recibir una propuesta en seis meses” puede orillarte a decir que si a todo por miedo a quedarte luego sin trabajo. Sin embargo es muy importante que le des el espacio justo a cada proyecto y que no trabajes en más cosas de las que eres capaz de soportar. Incluso tu salud puede ir de por medio.

Luego, cada día revisa que pendientes tienes y establece tu plan de trabajo para ese dia. Una aplicación de administración de tareas es muy util para esto, pero un archivo de texto o simplemente papel y pluma serán suficiente.

Al principio los planes no te van a salir tal y como lo planeaste, pero con la práctica te vas a volver un master en el dificil arte de la auto-administración.

5.- Utiliza un sistema de cuentas por cobrar.

Otro clásico error que cometemos muchos freelancers al principio es no saber cobrar lo que se nos debe. A veces es porque se nos olvida, otras porque ya ni nos acordamos por cuanto presupuestamos el proyecto. Y si cobramos por hora, mucho peor, pues ni nos acordamos cuantas horas trabajamos y tenemos que cobrar al tanteo.

Hay muchas soluciones de software para administrar todo este asunto de las facturas y las cuentas por cobrar, algunas incluso te ayudan a contar las horas que trabajas y mandan un bonito invoice por correo electrónico a tu cliente al terminar. Como dije, en una próxima entrega voy a recomendar algunas aplicaciones, pero en un principio una hojita de calculo puede que sea suficiente.

Ya se que esto va a ser controversial porque hay gente que dice que el talento no es tan importante o que de plano tal cosa no existe. Yo por talento me refiero a ese conjunto de aptitudes que tienes que te hacen ser bueno en lo que sea que hagas.

Si eres diseñador pero tus diseños parecen dibujos de kindergarten o si programas y tus programas se cuelgan siempre o si eres escritor y escribes como Johnny Welch de verdad, mejor piénsalo dos veces. Aquí solo hay dos opciones: o te pones las pilas y te vuelves bueno, o te rindes de una vez.

2.- Habilidades Administrativas.

Personalmente, este ha sido durante toda mi vida mi punto más débil. Mi forma de trabajar siempre ha sido en cierta forma caótica y organizarme me resulta muy dificil. En mi antiguo empleo esto no era tan importante, a mi sólo me avisaban lo que había que hacer y mi única responsabilidad era tener el trabajo terminado relativamente a tiempo. Cuando había mucho trabajo trabajaba más y cuando las cosas estaban tranquilas, pasaba más tiempo leyendo blogs. De una forma u otra, mi cheque siempre estaba listo el viernes de cada semana.

Cuando comencé a trabajar como freelancer me di cuenta de que junto con mi libertad, mis responsabilidades habían aumentado exponencialmente. Ahora no solo debía diseñar, sino que además necesitaba conseguir los clientes, cerrar los tratos, hacer estimados de tiempo, administrar mis proyectos, envíar mis propuestas, cobrar y hacer las compras necesarias.

Antes, para mi ser organizado significaba tener los archivos en carpetas ordenadas alfabéticamente y ya asi que naturalmente no tenía una metodología de trabajo que cubriera todas las nuevas cosas que podía hacer. Como consecuencia, los proyectos se me empezaron a encimar, muchas veces presupuesté erroneamente, fallé en las fechas de entrega y hasta me olvidé completamente de cobrar algunos trabajos que había hecho.

En algún momento –y casi al borde de la locura, tuve que hacer un alto en el camino y realizar un plan de acción para administrar mis recursos de tiempo y de dinero.

Aun no puedo decir que ya lo logré y que mis problemas de administración se han desvanecido. Sin embargo, reconozco que he avanzado mucho desde mis caóticos inicios y he creado un flujo de trabajo que me funciona bastante bien y que cada vez voy tratando de mejorar.

Sin embargo, el secreto de un sistema que funciona no es tanto el sistema en sí, si no que realmente sea realizado religiosamente y de la manera en que fue diseñado, lo que nos lleva a…

3.- Disciplina Ninja.

El día que comencé mi nueva etapa como freelancer, mi estado mental era más o menos así:

– ¡Que chido! Al fin soy libre de las ataduras de la estructura pseudo-corporativa burocrática que me tenía esclavizado. ¡Fuera pantalones! ¡Al diablo con los horarios! ¡Es tiempo de disfrutar!

Resulta tan fácil emocionarse con la recién adquirida libertad que pronto y sin querer olvidamos aunque ahora trabajamos por nuestra parte, aun sigue siendo un trabajo lo que hacemos.

No te confundas, ser freelancer significa tener libertad, pero de elección: Tu eliges tu horario, tu forma y espacio de trabajo, tu sueldo y hasta tus clientes. Eso no significa, sin embargo, que no vas a tener un horario o una metodología de trabajo. Es importante que resistas a la tentación de trabajar solo cuando no haya nada bueno en la tele y de salirte todos los días a cualquier hora a cotorrear.

Aun tienes que hacer tu trabajo, hacerlo bien y entregar a tiempo. De hecho, ahora hay mas razones para hacerlo, porque si no trabajas simplemente no habrá cheque para ti el fin de semana.

Para disfrutar de tu libertad necesitas disciplina.

Elige un horario que te guste y apégate a él. Fija un mínimo (y un máximo) de horas para trabajar y cúmplelas. Planifica tus proyectos, desarrolla planes de trabajo y aférrateles como si tu vida dependiera de ello. ¿Crees que conoces el infierno laboral? Espérate a que tengas 6 proyectos urgentes al mismo tiempo, cada uno con un cliente enojado porque no ve avances.

Entonces vas a extrañar a tu ex-gerente gritón.

4.- Altas Habilidades de Comunicación.

Ahora son solo tu cliente y tú. Ya no hay agente de cuenta, no hay secretaria, no hay patrón, no hay departamento de cobranza no hay nadie de por medio. Esta falta de intermediarios puede ser para una gran bendición pero también puede ser un infierno si no sabes comunicarte.

Personalmente, el 95% de mis clientes son remotos y un porcentaje equivalente de mi comunicación se lleva a cabo mediante correo electrónico. Personalmente pienso que esta es un medio superior a la mensajería instantanea, a las llamadas telefónicas y, sobre todo, a las reuniones presenciales. Por lo tanto, me he esforzado en mejorar mucho mi comunicación escrita.

Cuando le envías un correo a un cliente, es importante que el texto sea amable y cordial sin dejar de ser claro y conciso. Si se trata de un presupuesto debes dejar claro a que te comprometes y por cuanto, si se trata de una propuesta necesitas explicar muy bien qué hiciste y por qué. Cuando vas a cobrar, es importante hacerlo amablemente pero dejando claro que te debe y esperas que te pague a la brevedad.

Si prefieres otros medios de comunicación, solo necesitas trasladar estos mismos principios a tu medio predilecto.

Es importante además, que conozcas y entiendas el lenguaje propio de tu negocio y viceversa, que sepas traducir los tecnicismos que usas con tanta soltura al lenguaje de la gente de a pie. Si algo no lo entiendes no tengas miedo de preguntar o investigar por tu cuenta: no hay nada peor que decir “hey si entendí” por no quedar mal y terminar haciendo las cosas al revés.

Un ultimo consejo: Saber español no es suficiente. Si eres capaz de comunicarte además en inglés tu abanico de oportunidades se ampliará como no tienes una idea. Y recuerda, un tercer idioma nunca está de más.

5.- Adaptabilidad de Cucaracha.

Ya se que la recomendación de los expertos es especializarse y volverse muy bueno en una sola cosa. Eso está muy bien si tienes pensado hacer carrera en alguna empresa, pero es un estorbo cuando estás en el mercado tratando de correr tu propia carrera.

Cuando Ludicorp comenzó a programar lo que resultó en Flickr, su plan original era hacer un juego masivo en línea, no una red social basada en fotos. En algun momento se dieron cuenta que Flickr era una mejor y más rentable idea y decidieron seguir por ese lado. Si en aquel momento ellos hubieran dicho: No, nosotros estamos en el negocio de los juegos no en el de las fotos, jamás habrían sido comprados por Yahoo y probablemente estarán ahora sufriendo para seguir en el mercado.

Tu eres tu propia empresa y a menudo tendrás que plantearte cosas como las que se planteó Ludicorp en aquel entonces. ¿Si eres un talentoso redactor publicitario y te ofrecen escribir un libro infantil lo harías? ¿Si haces ilustraciones políticas para revistas aceptarías una oferta para editar el comic oficial de RBD?

No digo que te conviertas en una especie de milusos, lo que digo es que tengas la capacidad de detectar estas oportunidades únicas y entonces adaptarte y reinventarte si es necesario, para que no las vayas a dejar pasar.

Sería muy feo que dejaras ir la oportunidad de tu vida por decir: No, yo no hago eso.

Aquí algunas recomendaciones que yo seguí y me funcionaron o que desearía haber seguido.

Hazlo paulatinamente.

Trata de conseguir tus primeros clientes antes de dejar tu actual empleo. Puedes empezar trabajando un poco por la noche o durante los fines de semana. Luego, si te es posible, cambia tu empleo de tiempo completo por uno de medio tiempo y dedícale el resto del día a tus clientes propios.

El beneficio obvio de hacer esto, es que cuando por fin te vayas por tu cuenta de tiempo completo, tendrás ya una cartera de clientes y dinero en la bolsa (más sobre esto más adelante). Pero además mejorarás tus habilidades de comunicación y de organización de tiempo y podrás cometer errores mientras la apuesta aun no es tan grande.

Un consejo extra es que seas claro con tus clientes y les hagas entender desde un principio tu situación laboral. Los buenos clientes son muy empáticos y los malos clientes no nos interesan.

Ten un colchón, metafóricamente hablando.

No recuerdo donde lo leí, pero el autor de un artículo como éste pero en inglés recomendaba tener en el banco el equivalente a 6 meses de tu sueldo actual antes de aventarte. Lo leí justo después de decidirme, pero como dos años antes de aventarme, Y durante esos dos años, apenas si pude reunir dos meses de mi súper-sueldo que se me fueron en la primera (y única, gracias a Dios) crisis.

Si tu situación actual es parecida a la mía, piensa con cuanto dinero puedes vivir con lo más básico durante el tiempo que te tomaría aguantar un poco y luego ir y conseguir un empleo en caso de que todo salga mal. Recuerda que hay que desear lo mejor, pero estar preparados para lo peor.

Por favor, resiste la urgencia de usar ese dinero para agarrarte dos meses de vacaciones pagadas antes de ponerte a trabajar. No digo que no te tomes una semanita para disfrutar del ocio, pero por favor no te gastes tu fondo de emergencia. Creeme, es una muy mala idea.

No quemes los puentes.

Lo peor que puedes hacer es ir el último día de tu estancia en la empresa donde trabajas a la oficina del gerente y decirle lo mendigos explotadores, negreros, hijos de Juanga y americanistas que son.

Tampoco se te vaya a ocurrir aplicar la de ”–Voy por cigarros” y desaparecerte para siempre. Muy pronto vas a dejar de ser un empleado escondido tras la estructura corporativa y vas a entrar a un mundo donde tendrás que dar la cara y las relaciones son más importantes de lo que te imaginas.

Yo avisé que me iba casi con seis meses de anticipación y no me despedí hasta que no hube conseguido y entrenado un reemplazo. Además les aseguré que estaba a sus ordenes y me ofrecí a prestarles mis servicios profesionales si en algún futuro los necesitaban.

Ten mucho cuidado de no quemar puentes. No sabes si la empresa que dejas o alguien dentro de ella, el día de mañana puede ser tu cliente o tu proveedor. Además, cuando tienes la sombrilla en la mano y estás parado en la puerta del avión a tres mil doscientos metros del piso, da mucha seguridad que te digan con una sonrisa:

– Que mal que te vas, pero si un día decides regresar tienes las puertas abiertas.

Aterriza corriendo.

Si sigues el primero consejo de esta lista, seguir éste va a ser mucho más fácil: Salte con trabajo.

Para cuando finalmente dejé mi empleo tenía 2 años trabajando por mi cuenta en mis ratos libres y seis meses haciéndolo por medio tiempo. Mi señal de salida fue cuando me contrataron para hacer un proyecto muy grande (en realidad no era tan grande, pero mis estándares eran otros entonces) que me garantizaba por lo menos dos meses de trabajo seguro.

El peor error que pude haber cometido era sentarme en mi casa a esperar a que llegara el primer cliente a mi puerta. Lo sé porque al primer mes este proyecto del que les escribía se canceló y me quedé sobreviviendo sólo con chambitas durante casi dos meses. Si no hubiera construido con anterioridad una pequeña cartera de clientes y un portafolio con el cual ir a buscar más trabajo, se que en menos de cuatro meses habría estado de vuelta en mi antigua oficina (o en una muy parecida).