Como he explicado en las entregas anteriores de ésta serie, una correcta administración de tu tiempo –Sin duda, tu recurso más importante– puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso total. Aquí algunos consejos que yo mismo he ido aplicando para mejorar mi flujo de trabajo y me han venido funcionando muy bien.

1.- Tenlo todo por escrito. #

Esta es la razón No.1 por la que prefiero el correo electrónico sobre cualquier otro método de comunicación. Las palabras se las lleva el viento, pero lo escrito permanece.

No solo deben quedar las cosas escritas para evitar confusiones y para resolver posibles disputas con el cliente, sino que además vas a ir formándote un historial que será útil cuando quieras consultar información de proyectos pasados.

Esto no solo se aplica a guardar los correos electrónicos que intercambias con tus clientes, sino también las transcripciones de las conversaciones, las notas que tomes sobre el o sobre sus proyectos y almacenarlo todo dentro de un sistema que le de sentido y coherencia a todo.

Ya sea que uses una carpeta física, una combinación de aplicaciones de oficina o un sistema de CRM es importante que lo conserves todo de una forma en la que sea fácil buscar posteriormente.

En una futura entrega, les haré algunas recomendaciones de software que harán su vida más fácil.

2.- Deja las cosas claras desde el principio. #

En un tema, quizá relacionado con el primer punto, te recomiendo poner los puntos sobre las íes con el cliente desde un principio. ¿A que puntos me refiero? Principalmente son tres cosas: Qué me comprometo a hacer, en cuanto tiempo y por cuanto dinero.

Si te es posible, consigue asesoría legal para realizar un contrato en toda regla. Si te parece demasiado al menos asegúrate de que todo haya quedado aclarado y por escrito antes de empezar a trabajar.

Yo hasta ahora no he tenido problemas de índole legal, sin embargo muchas veces me topé con la incomoda circunstancia en la que el cliente esperaba que yo hiciera algo que yo no me había comprometido a hacer en el acuerdo inicial. En la mayor parte de los casos, no había mala fe de parte de ellos, es solo que cada quien había entendido diferente aquel acuerdo inicial.

Algunos puntos que te recomiendo desglosar en el contrato o acuerdo con tu cliente:

a) Aclara los pasos que vas a seguir. #

En mi caso por lo regular mi flujo de trabajo es así: bocetos, wireframes, propuestas gráficas, prototipos funcionales y luego la implementación. Así que trato de aclararles cuanto debe tomar cada paso y cuantas iteraciones estoy dispuesto a seguir, por ejemplo: ‘Hasta 3 propuestas gráficas y luego 3 rondas de refinamiento sobre la elegida’. Y deja bien establecido que toda actividad fuera de eso tiene un costo extra.

b) Establece los limites de tu responsabilidad en el proceso. #

Una cosa que me pasaba a menudo es que mandaba una propuesta al cliente y éste me contestaba hasta un mes después diciéndome que estábamos muy atrasados con el proyecto. Ultimamente aclaro al cliente que el tiempo estimado depende de los ciclos de feedback y solo puedo responder por mi tiempo mientras que la bola esté de mi lado.

c) Pide un adelanto y establece cláusulas de salida. #

Existe la posibilidad de que después de envíar las primeras propuestas el cliente te diga que al final no le gusta tu trabajo y ya no quiere nada contigo. Puede que esto suceda en algún momento más avanzado del proyecto. En cualquiera de ambos casos el cliente tiene todo el derecho del mundo a ser un naco exigente, pero tu debes dejarle claro que, por lo pronto, el adelanto no se devuelve y quizá aun deba algo por el trabajo realizado.

Luego de eso le das la bendición y lo bloqueas de tu lista de contactos.

3.- Aprende a utilizar un sistema de control de versiones. #

Esto aplica más a los desarrolladores y a los escritores que a los diseñadores gráficos. Pero es algo completamente esencial todo cuando tienes que trabajar en equipo con alguien más. Olvídate de saber quien tiene la última versión o cuales fueron esos últimos cambios que descompusieron todo el proyecto, con un sistema de control de versiones te aseguras que todas las partes estén actualizadas todo el tiempo.

Personalmente me gusta Subversion pero al parecer Git está muy de moda.

Si esto te parece demasiado complicado y no estás colaborado con muchas más personas, puedes usar un control de versiones manual. Esto lo aprendí de una agencia de california para la que he trabajado. Él me pidió nombrar cada archivo de una manera que fuera sencillo saber qué es, a que proyecto pertenece y si es la última versión.

Por ejemplo si, estás rediseñando el sitio de apple y quieres buscar la quinta versión del comp que hiciste para la home, podrías buscar un archivo que se llame así: APPL-CMP-Home_v01.PSD.

Ahí lo tienes, un sistema manual para controlar versiones.

4.- Utiliza un calendario y haz un plan de trabajo. #

Si las cosas te salen bien, muy pronto vas a tener más trabajo del que esperabas, entonces es muy importante que planees bien tus proyectos y calcules bien tus tiempos para no termines como yo, haciendo malabares t trabajando 20 horas al día para poder entregar todo.

Al principio llevaba todas las fechas y las tareas en la cabeza, pero pronto me di cuenta de que era una manera muy pobre y muy tonta de hacer las cosas.

Ahora uso iCal para programar el inicio de cada proyecto y la duración estimada. Así, cuando recibo una nueva propuesta de trabajo puedo decir con conocimiento de causa cuando –y si es que– puedo tomar el proyecto.

La incertidumbre de “…y si no vuelvo a recibir una propuesta en seis meses” puede orillarte a decir que si a todo por miedo a quedarte luego sin trabajo. Sin embargo es muy importante que le des el espacio justo a cada proyecto y que no trabajes en más cosas de las que eres capaz de soportar. Incluso tu salud puede ir de por medio.

Luego, cada día revisa que pendientes tienes y establece tu plan de trabajo para ese dia. Una aplicación de administración de tareas es muy util para esto, pero un archivo de texto o simplemente papel y pluma serán suficiente.

Al principio los planes no te van a salir tal y como lo planeaste, pero con la práctica te vas a volver un master en el dificil arte de la auto-administración.

5.- Utiliza un sistema de cuentas por cobrar. #

Otro clásico error que cometemos muchos freelancers al principio es no saber cobrar lo que se nos debe. A veces es porque se nos olvida, otras porque ya ni nos acordamos por cuanto presupuestamos el proyecto. Y si cobramos por hora, mucho peor, pues ni nos acordamos cuantas horas trabajamos y tenemos que cobrar al tanteo.

Hay muchas soluciones de software para administrar todo este asunto de las facturas y las cuentas por cobrar, algunas incluso te ayudan a contar las horas que trabajas y mandan un bonito invoice por correo electrónico a tu cliente al terminar. Como dije, en una próxima entrega voy a recomendar algunas aplicaciones, pero en un principio una hojita de calculo puede que sea suficiente.